Datos necesarios para cumplir con la GPSR

Si estás vendiendo cualquier tipo de producto en Europa, tanto online como físicamente, en un marketplace o en una tienda online, debes cumplir con la regulación GPSR y para ello debes conseguir y facilitar una serie de datos de cada producto.

¿Qué es necesario para cumplir con la GPSR?

Para cumplir con esta nueva regulación europea es necesario informar de una serie de datos que afectan principalmente a la procedencia del producto y a quién es el responsable del mismo así como mostrar claramente las advertencias necesarias sobre estas mercancías.

Aunque afectan por igual a los vendedores online y a los físicos, lo cierto es que la forma de tratar esta normativa es algo diferente. Difiere en el caso de ser un fabricante o representante que vende directamente al público o ser un minorista que vende productos adquiridos a mayoristas o importadores.

Vamos a ver lo que nos piden y así lo entenderemos más fácilmente:

Información del fabricante

Es necesario aportar ciertos datos del fabricante con el fin de que sea claramente identificable la procedencia del producto.

• Nombre del fabricante o marca registrada: se pueden facilitar cualquiera de los dos datos. En muchas ocasiones el nombre del fabricante no coincide con el de la marca del producto pero al tener una marca registrada a nombre de esa empresa el dato puede ser indistinto.
• País: hay que informar dónde está la sede de dicho fabricante tanto si está en un país europeo como en cualquier otro continente.
• Dirección del fabricante: se trata de la dirección completa de la sede del fabricante, es decir, el lugar dónde está el responsable de la fabricación de los productos que no tiene porqué coincidir con el lugar dónde se está fabricando. Es decir, muchas marcas tienen la sede principal en un país pero fabrican en otros países. Esta dirección deberá incluir todos los datos necesarios para poder hacerles llegar, por ejemplo, una notificación por correo.
• Teléfono del fabricante: es necesario informar del teléfono dónde se puede establecer contacto con el fabricante. No es necesario que esté en la Comunidad Europea, puede ser de cualquier país.
• Email del fabricante: un correo electrónico dónde poder establecer contacto con el fabricante. No se trata de un email de soporte o gestión de garantía sino un email corporativo dónde poder hacer llegar comunicados tanto por parte de las autoridades como de los consumidores.

Información sobre la persona responsable del fabricante en la UE

Básicamente de lo que se trata es de informar de quién la persona física o jurídica con la que se deberá contactar en caso de que exista algún problema con los productos que se distribuyen. La normativa dice que debe haber una persona responsable o una empresa responsable autorizada por la firma en la Unión Europea. Esta empresa o persona responsable debe tener su sede fiscal en alguno de los países de la Unión Europea.

Estos son los datos que se solicitan respecto a la persona responsable en la normativa GPSR:

• País de la persona responsable: se debe informar en qué país de la UE tiene su sede fiscal esa persona o empresa representante.
• Nombre de la persona responsable: en el caso de ser una persona física se deberá informar del nombre completo (nombre y apellidos) y si es Española y autónomo deberá coincidir con el Modelo 036. En el caso de ser una empresa deberá proporcionarse el nombre exacto tal y como aparezca en el registro.
• Dirección de la persona responsable: se trata de una dirección física dónde poder contactar con dicha persona o empresa para enviarle notificaciones.
• Teléfono de la persona responsable: un teléfono de contacto para poder comunicarse con la persona responsable. No es necesario un teléfono por país ni tiene que ser un teléfono con prefijo del país dónde esta persona o empresa representante tiene su sede.
• Email de la persona representante: se trata de un email dónde poder contactar con la persona o empresa representante en la UE.

Este es uno de los puntos que más dudas puede plantear en la GPSR por diversos motivos que vamos a intentar aclarar.

Información del producto

En lo que respecta a los datos que hay que proporcionar tanto en los productos como en los sitios, webs o marketplaces donde se venden estos productos podríamos decir que es la tarea más tediosa en cuanto a tiempo.

Lo primero es que en la caja o embalaje del producto deberían figurar todos estos datos sobre el fabricante y su representante en la Unión Europea además de todos los logos de seguridad y certificaciones que tenga así como el símbolo CE. No es necesario que en la caja estén todos estos datos en el mismo sitio pero si es conveniente por temas logísticos. Ahora veremos el porqué.

Tanto en tiendas online propias como en marketplaces deben figurar fotografías del embalaje del producto. Es decir, cuando se sube un producto, por ejemplo, para venderlo en algún marketplace como Amazon, Miravia, Temu, etc... habrá que suministrar en la galería de fotos del producto todas aquellas caras del embalaje dónde aparecen códigos (EAN y UPC), logotipos de cumplimiento de normativas, el logo CE si lo tuviera, las advertencias de seguridad, peso del paquete y una imagen completa del embalaje. Las fotos deben ser reales, no sirven infografías, y eso es lo que complica un poco este cumplimiento GPSR.

Imaginemos una empresa que distribuye 2000 referencias de producto, tendrá que hacer muchas fotos, entre 2 y 4 por producto, pero además deberá subirlas a las plataformas de venta sin equivocaciones. Una tarea para la que no están preparadas muchas empresas.

Lo lógico es que el fabricante sea el que proporcione estas imágenes de los embalajes pero en muchos casos, aunque parezca mentira, la normativa GPSR es una desconocida y dejan esta tarea a los propios representantes de las marcas en Europa.

¿Qué pasa si no subo las imágenes para cumplir con la GPSR?

En lo que respecta a las imágenes para cumplir con la GPSR en marketplaces como Amazon o Miravia es obligatorio subir las imágenes del embalaje, etiquetado y advertencias porque de lo contrario el producto o listing se desconectará el 13 de diciembre de 2024.

Es evidente que para hacer una comprobación de todos los productos estas plataformas tendrían que destinar a un ejército de personas que comprueben los etiquetados pero algunas compañías como Amazon están implementado soluciones basadas en IA para acelerar el proceso de muestreo aunque luego se realicen "catas" manuales sobre algunos listing.

Es mejor subir las imágenes de que se disponga antes de la fecha límite porque si se llega a desactivar el listing luego puede ser más complicado reactivarlo.

Los listing incompletos quedarán desactivados a la espera de completar los datos por parte de los responsables de la creación de los mismos o de aquellos que los usen.

¿Qué pasa con la GPSR si hay varios vendedores en el mismo SKU de Amazon?

Amazon solicita a todos los vendedores que estén presentes en ese SKU los datos necesarios para cumplir con la GPSR y por eso en algunos casos se duplicará la información. Amazon escogerá la que considere más completa siendo preferente el creador del SKU ya que en la mayoría de los casos se supone que es el responsable o la propia firma la que lo creó.

Algunas firmas responsables en su momento de la creación de productos en Amazon han mencionado que no tienen intención de facilitar la información con el fin de que los productos de su marca queden desactivados para que nadie los venda en esta plataforma, pero recordamos que cualquier vendedor presente en un SKU puede suministrar los datos.

¿Cómo me afecta la GPSR en mi tienda online?

Debes tener claro que esta nueva normativa es para todos por igual, ya sean comercios físicos o comercios online por lo que si vendes en tu propia tienda online deberás tener los datos accesibles para tus clientes y para posibles inspecciones. Al final es una normativa para proteger al consumidor y este debe poder tener acceso a los datos de etiquetado y advertencias antes de adquirir el producto.

GPSR en tiendas físicas

En tiendas físicas, el producto debe presentar en su embalaje todos los datos necesarios y en el caso de que no los traiga (muchos no disponen de todos los datos) deben poder facilitarse y estar en manos del comercio que los presentará si fuera necesario para cumplir con la GPSR en cualquiera de los países de la Comunidad Europea.

Recordemos que muchos productos que se comercializan en Europa deben estar marcados con el logotipo CE de la Comunidad Europea y que no debemos confundirlo con el CE de China Export que fue diseñado para confundir a los usuarios y compradores.

Aquí tienes las diferencias visuales del marcado CE de la Comunidad Europea que se concede a los productos que cumplen con una serie de normativas y el marcado de CE de China Export que nada tiene que ver con la normativa GPSR.